バーチャルオフィスのサービスって価格もサービスもまちまちで、何をどうやって選べばいいのか分からず悩みますよね。
そもそもバーチャルなオフィスなので、モノとして見えにくい上に、サービス内容もまちまちでとても分かり難い。
この記事ではそんな分かり難い”バーチャルオフィス”をどんな視点でどう選べばベストで最適な選択が出来るのか？後悔しないおすすめの選び方をお伝えします。
この記事に沿って選んでいけば、あなたに最適なバーチャルオフィスを選択することが出来ます。
【この記事で実現出来る事】
数あるバーチャルオフィスサービスの中から、予算や機能などあなたに最適なバーチャルオフィスを選択することが出来ます。
バーチャルオフィスとは何か？何が出来るのか？
先々後悔しないバーチャルオフィスを選ぶにあたり、まずは”バーチャルオフィスとは何か？”をしっかりと理解しておく必要があります。
バーチャルオフィスをそのまま直訳すると、
物理的実態のない仮想の事務所
で、そんなバーチャルオフィスを借りる最大の目的は
でしょう。
”物理的実態が無い”と表現するとなにやら怪しく聞こえるかもしれませんが、仮想的にそこに事務所を持つことが出来るので、バーチャルであっても郵便物の受け取りや固定電話番号の貸し出しやその番号にかかってきた電話を転送するなどはもちろん可能です。
しかも有人でのレセプション受付や会議室、ワークスペースなども備えたバーチャルオフィスもあります。
バーチャルと言いつつも物理的に会議室などのオフィスファシリティの実態をもち、それらを複数の企業や個人でシェアして使うようなイメージ、と言えば分かりやすいでしょうか。
バーチャルオフィスにおけるベンチマークの基準点として、レゾナンスのバーチャルオフィスのサービスを見ておくと良いでしょう。
格安で安定的にかゆいところに手が届くサービスを提供しているのが、レゾナンスです。
＞＞＞【レゾナンス】バーチャルオフィスの評判と口コミは？最低料金はいくら？
住所貸し出し、郵便転送、電話転送や秘書サービスに加えて、都内各所の拠点の会議室の使用が出来る、とてもバランスの取れたバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスはシェアオフィスと感覚的には似ている所もあります。
しかし、実際にオフィスにやって来て執務するシェアオフィスと圧倒的に違うのは、バーチャルオフィスの場合は普段はそのオフィスで仕事をするわけでは無いということ。
バーチャルオフィスの場合、働く場所は前提として自宅やカフェなど、バーチャルオフィス以外の場所です。
住所を借りてその場所に会社があるという形で運用しつ、会議等で必要な時だけバーチャルオフィスに行って会議室を使用する、というのがバーチャルオフィスとしての使い方になります。
バーチャルオフィスについてきちんと理解をして、後々後悔のないようにしておきましょう。
バーチャルオフィスおすすめの選び方｜15のチェックポイント
それでは、後悔しない為にバーチャルオフィスのおすすめの選び方をお伝えしましょう。
バーチャルオフィスの会社を変わると表示する住所も変わるため、一度契約をしてしまうとホイホイと会社を変えるのが難しい場合が多いのがバーチャルオフィス。
安い値段につられてしまって、必要なサービスが提供されていないバーチャルオフィス会社と契約してしまうと、後々絶対に後悔します。
そんな事にならないように、バーチャルオフィスを検討する際にしっかりとチェックしておくべきおすすめの選び方、チェックポイントは全部で15。
- バーチャルオフィスで住所を何処に持ちたいのか？
- バーチャルオフィスで借りる住所に登記は必要か？
- バーチャルオフィスの月予算はいくらか？
- バーチャルオフィスで借りる住所で郵便物を受け取るか？
- 郵送物を自宅に転送する頻度はどのくらいか？
- 郵送物を直接受け取りに行くか？
- バーチャルオフィスは駅から近い必要があるか？
- バーチャルオフィスに固定電話は必要か？
- バーチャルオフィスの会議室を使用する事は想定されるか？
- 日本全国でバーチャルオフィスの会議室の使用が想定されるか？
- バーチャルオフィスで来客対応をする必要があるか？
- バーチャルオフィスに入居企業として社名版を出す必要があるか？
- バーチャルオフィスのワークスペースを使用することが想定されるか？
- 日本全国でバーチャルオフィスのワークスペースの使用が想定されるか？
- ワールドワイドで会議室やワークスペースの使用が想定されるか？
しっかりとバーチャルオフィスに求める機能を確認しておきましょう。
例えばあなたがEC事業者で、特定商取引法に基づいて住所を公開したいだけ、という場合。
その住所に郵便物が届く想定ではない場合は、付帯サービスなどは全て不要とすることで、最小の要件でバーチャルオフィスと契約することが出来ます。
反対に、バーチャルオフィスから借りた住所で法人登記もする場合は、税務署を始めとしたお役所からの郵送物などがバーチャルオフィスに届くようになります。
その場合は郵便物受け取りサービスや、郵便物転送サービスによって自宅へ郵便物を転送してもらう必要があるし、会社としてその住所の固定電話番号が必要な場合は、固定電話番号を付与するサービスに加入して電話転送をするということになります。
バーチャルオフィスのサービスを提供している各社は、住所だけで無くそこをオフィスとして機能させるために必要なサービスを各社が提供しているので、あなたが必要とする機能を提供してもらえる会社と契約する必要があるという事です。
多くのバーチャルオフィス提供事業者では、プランによってこれらのサービスの付帯状況が変わります。
適切なプランを選択するためにも、しっかりと要不要を見極めておく必要があります。
＞＞＞バーチャルオフィスにはどんなサービスがある？住所に電話番号、郵便物の転送も？
ポイント1：バーチャルオフィスで住所を何処に持ちたいのか？
バーチャルオフィスの契約を行なう際にまず考えておかねばならないことは、「どこの住所を持ちたいのか？」、もしくは「持つ必要があるのか？」です。
東京の住所が欲しければ、東京の住所を提供しているバーチャルオフィスの会社と契約する必要があるし、大阪なら大阪の住所を提供しているバーチャルオフィスの会社と契約する必要があります。
また、東京と言っても渋谷なのか品川なのかそれとも青山なのか？
様々な場所の住所を借りる事が出来ます。
何処に住所を持ちたいのか？によって、対象のエリア、そしてそこで住所を提供している会社が絞られます。
まずは、何処のエリアで住所がほしいのかを明確にすることが第一歩です。
＞＞＞東京のバーチャルオフィスのおすすめ10選！全30社を徹底比較！
ポイント2：バーチャルオフィスで借りる住所に登記は必要か？
これから法人を設立しようと考えている場合、バーチャルオフィスを契約する上でかなり大きなキーポイントとなる「法人登記の可否」。
あなたがただECショップの事業者で、特定商取引法の為に住所を借りたいだけで有れば「登記」云々はあまり関係ありませんが、法人登記の住所としてバーチャルオフィスを契約する場合は、バーチャルオフィス側が「法人登記」に対応している必要があります。
ほとんどのバーチャルオフィスの会社が登記には対応していますが、プランによっては登記の可否が別れていますので、注意しましょう。
場合によっては登記に対応していないバーチャルオフィスの事業者も存在するかもしれません。
登記を予定している方は、必ず事前に確認しておきましょう。
＞＞＞バーチャルオフィスで法人登記をするデメリットとは？トラブルをさける5つのポイント
ポイント3：バーチャルオフィスで使用する毎月の予算はいくらか？
バーチャルオフィスのサービスは基本として毎月使用料が発生します。
多くの会社では年間契約等によって料金が安くなりますが、最安であれば290円/月～からバーチャルオフィスの契約ができます。
しかし、一方で数千円～数万円の価格で提供されているバーチャルオフィスのサービスも存在しています。
バーチャルオフィスで提供される各種サービスとその品質を何処まで求めるか？によって、価格が大きく変わります。
バーチャルオフィスから提供される住所が一等地であればあるほど、その住所を借りている会社や個人の信頼度は上がるので、必然的に価値は高くなります。
また、各種サービス種類の多さや品質によっても価格も変わります。
例えば郵便転送の頻度によっても価格は違うし、郵便物の受け取り時に写真付で報告がくるのか報告自体が行なわれないのか等。
提供される貸し会議室の家具の品質など、サービスのすべてに価格は反映されます。
行なうビジネスにおいて顧客にどう見せる必要があるのか？と言ったことを踏まえつつ、予算内の価格に収まるバーチャルオフィスを探してみてください。
＞＞＞登記可能で格安な東京のバーチャルオフィスおすすめランキング！最安値はどこ？
ポイント4：バーチャルオフィスで借りる住所で郵便物を受け取るか？
バーチャルオフィスで登録した住所に郵便物や宅配便などの郵送物が届く想定なのかどうか？
特定商取引法に基づく表示に対応する為出あれば、郵送物は届かないという想定で良いでしょう。（そのためEC事業の特定商取引法にかかる表示専用のプランなどもあります）
法人の住所として使用する場合は郵便物が届く可能性がありますし、登記している場合は税務署や官庁からの郵送物が届きます。
郵送物や宅配便が届くことが想定される場合は、バーチャルオフィスでそれらの郵便物を受け取りそして自宅やしかるべき場所に転送をしなければなりません。
その際、バーチャルオフィスの「郵送物受け取りサービス」や「郵送物の転送サービス」のサービスを使用する必要が生じます。
郵便物の転送を受けるかどうかは、事前に決めておきましょう。
＞＞＞バーチャルオフィスの郵送物転送についてもっと詳しく
ポイント5：郵送物を自宅に転送する頻度はどのくらいか？
バーチャルオフィスから自宅（もしくはそれ以外の場所）に郵送物を転送しなければならない場合、その転送頻度は大切なポイントです。
多くのバーチャルオフィス提供会社では月に1回～週1回程度の転送頻度で郵送物を転送出来ますが、これらの違いをプランによって分けています。
月に1回の転送だと対応期限の存在する郵送物への対処が難しくなりますが、費用面では抑えることが出来ます。
しかし、バーチャルオフィスの住所で「登記」している場合は、何かにつけて郵送で書類が届くので月1回では厳しくなるように感じます。
ただし、その場合でも
郵便到着通知+月1回転送+直接受け取り
もしくは
郵便到着通知+月1回転送+スポット転送
といったサービスをうまく組み合わせることが出来れば、月1回転送でも良さそうです。
ただ、それを実現出来るぴったりなプランやオプションが、入ろうとしているバーチャルオフィス事業者にあるかどうか？って所ですね。
バーチャルオフィス事業者各社で転送頻度が異なるのと、ECサイト専用プランなどは郵便転送サービスが付帯していない事もあるので注意しましょう。
＞＞＞バーチャルオフィスの郵送物転送についてもっと詳しく
ポイント6：郵送物を直接受け取りに行くか？
契約しているバーチャルオフィスに訪問し、郵送物を受け取る事が出来るサービスがあれば、急ぎの郵便物が届いた時でも安心です。
特に月1回転送の契約の場合は、毎月のコストは抑えつつ急ぎの郵送物も対処が出来ます。
郵送物の到着がお知らせされるサービスを提供している会社だと、更に使い勝手が上がります。
＞＞＞郵送物到着のお知らせと来店受け取りが出来るバーチャルオフィス
ポイント7：バーチャルオフィスは駅から近い必要があるか？
バーチャルオフィスに郵送物を直接受け取りにいく場合や、バーチャルオフィスの会議室を使用する場合などは、バーチャルオフィスへの交通アクセスも大切な要素になります。
バーチャルと言えども、立派なオフィス。
あなたのビジネスの拠点です。
バーチャルオフィスの事業者によっては、1箇所の拠点で契約をしていれば、東京都内の全拠点で貸し会議室が使えたり、また、地方の各拠点の貸し会議室などが使えたりする場合があります。
働き方にあわせて最も使い勝手のよいオフィスを選択し、後悔の無いようにしましょう。
＞＞＞駅から近いバーチャルオフィス
ポイント8：バーチャルオフィスに固定電話は必要か？
バーチャルだとしてもオフィスとして使用する以上、連絡先の電話番号が必要な場合もあります。
電話番号を得るだけなら、月数百円でIP電話サービスを契約すれば、簡単に050番号を得る事は出来ます。
しかし、特に会社の信用を重要視するような業界や、顧客から電話で問い合わせが生じる場合などは、市外局番から始まる固定電話があったほうがよいという判断になる事もあるでしょう。
例えば、地方の方が電話をかけるとすれば、東京の03とか大阪の06で始まる固定電話番号は、お客様にある種の安心感を与えることも事実ですよね。
また、専用の固定電話番号が存在すると言う事になれば、その番号にかかってきた電話に対処しなければなりません。
かかってきた電話を指定された番号に転送する「転送電話」サービスや、代わりにオペレータが要件を確認し取り次いでくれる「秘書サービス」で対応することになります。
＞＞＞バーチャルオフィスの電話転送・秘書サービスについてもっと詳しく
ポイント9：バーチャルオフィスの会議室を使用する事は想定されるか？
バーチャルオフィスとして借りている住所地に「貸し会議室」があれば、必要なときに会議を開くことが出来ます。
カフェでも打ち合わせは出来ますが、やはり周りの目や騒音が気になるところ。
バーチャルオフィスの契約に付帯する貸し会議室があれば、気軽に使えてビジネスを進めて行く上では大きな安心に繋がります。
バーチャルオフィスの会社によっては契約している拠点の会議室のみならず、他拠点の会議室も使用出来たりもします。打ち合わせが多い場合は貸し会議室の有無も後悔しない選び方の大切な要素になります。
＞＞＞貸し会議室のあるバーチャルオフィスについてもっと詳しく
ポイント10：日本全国でバーチャルオフィスの会議室の使用が想定されるか？
営業規模によっては、日本全国の各都市で会議室が必要な場合もあるでしょう。
その場合は、日本全国に拠点を持ちなおかつそれらの拠点で、貸し会議室が使えるバーチャルオフィスの会社と契約すると、自由度の高い営業活動が展開出来ます。
バーチャルオフィスの会社の規模を上手く使えば、日本全国で簡単に会議を開催することが出来るので、業種や営業スタイルによってはかなり重宝します。
また、全国に拠点があるようなハイエンドなバーチャルオフィスの事業者は、受付レセプションや会議室もハイエンドだったりしますし、ラウンジを無料で使わせてもらえたりもします。
＞＞＞日本全国の拠点で階会議室のあるバーチャルオフィスについてもっと詳しく
ポイント11：バーチャルオフィスで来客対応をする必要があるか？
ホームページや名刺上で提示している住所に、お客様が直接やって来てしまう場合もあります。
お客様はバーチャルオフィスである事を知りません。
住所の場所に行けば会社があり、あなたと直接会って話が出来ると思っているかも知れません。
そんな時に安心なのが、受付レセプションサービスが行なわれているバーチャルオフィスです。
受付でしっかりと対応してくれるので、お越し頂いたお客様（もしくは見込み顧客）の信頼を損なうことなく対応することができます。
＞＞＞受付レセプション（有人）のあるバーチャルオフィス
ポイント12：バーチャルオフィスに入居企業として社名版を出す必要があるか？
一部のバーチャルオフィスでは、入居企業として「社名版（表札）」を掲示することが出来ます。
あたかもそこに入居しているように見せることが出来るので、信頼度は大きく上げることが出来ます。
＞＞＞社名版の掲示ができるバーチャルオフィスをもっと詳しく
ポイント13：バーチャルオフィスのワークスペースを使用することが想定されるか？
バーチャルオフィスとはいえ、共有のオフィススペースやラウンジを有している会社があります。
シェアオフィス・・とまではいかないけど、必要なときには共有のオフィススペースを使ったり、ラウンジを使えると、かなり柔軟な働き方を実現出来ます。
また、多拠点のワークスペースやラウンジを使うことが出来れば、必要なときに必要な場所で執務出来る為、メールチェックやちょっとした資料作成のために喫茶店にわざわざ入る必要が無くなります。
＞＞＞ワークスペースのあるバーチャルオフィスをもっと詳しく
ポイント14：日本全国でバーチャルオフィスのワークスペースの使用が想定されるか？
共有のオフィススペースやラウンジを日本全国の拠点で使用出来れば、営業活動における無駄が大きく削減出来ます。
出張先の都市で空き時間にはワークスペースで執務をして、そのまま貸し会議室で打ち合わせを行う事も出来るでしょうし、客先訪問しても良いですよね。
出張先の都市に拠点と出来るオフィスがあるのはとても心強く、効率良くビジネスを進めることが出来るはずです。
＞＞＞日本全国にワークスペースのあるバーチャルオフィスをもっと詳しく
ポイント15：ワールドワイドで会議室やワークスペースの使用が想定されるか？
海外出張に行った際に、拠点となるオフィスや会議室があるのは非常に心強いですよね。
ホテルの部屋だと適切なデスクがなかったり、ホテルのラウンジでの打ち合わせだと他人の目が気になる。
やはり、ビジネスをやるには相応のセキュリティや家具、仕切りのあるオフィスが最適です。
ワールドワイドで活躍する人にとって、行った先々で拠点があり会議室があるという安心感はとてつもないものがあります。
＞＞＞ワールドワイドでワークスペースや会議室のあるバーチャルオフィスをもっと詳しく
後悔しないバーチャルオフィスの選び方のコツは”目的を明確にする”事
あなたにとって最適なバーチャルオフィスを選択するためには、バーチャルオフィスで実現したいことを明確にしておきましょう。
それはつまり、バーチャルオフィスを借りる”目的”です。
・ただ単に住所が有さえすれば良いのか？
・郵送物を転送する必要があるのか？
・電話番号も必要になるのか？
・会議室は必要なのか？
前段で説明したように、あなたがバーチャルオフィスに求める機能・サービスを明確に出来ていれば、あとは価格とのバランスで決めれば良いだけです。
サービスを追加すればするほど、価格は高くなります。
逆に言えば、無駄を省けばかなり安く契約出来るので、バーチャルオフィスに求める機能をしっかりと把握し、使わないサービスまで一緒に契約することの無い様に検討を進めましょう。
まとめ
あなたにぴったりのバーチャルオフィスの選び方として、バーチャルオフィスのサービスを中心に解説を行ないました。
バーチャルオフィスにはどんなサービスがあるのか、しっかりご理解頂けたでしょうか？
ここで改めて、バーチャルオフィスの選び方としておすすめな方法を纏めておきます。
上記の3点をしっかりと意識できていれば、バーチャルオフィスの選定を大きく間違うことはありません。
各項目には更に細かく説明をした記事へのリンクがありますので、詳しく知りたい項目があれば是非更に詳細に解説しているページをご確認ください。
＞＞＞東京のバーチャルオフィスのおすすめ10選！全30社を徹底比較！