バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは、重要な郵便物をバーチャルオフィスの住所で受け取り、自宅や別の場所に転送できるこのサービスです。
バーチャルオフィスで提供される住所に付随したコアなサービスで、物理的なオフィスを持たずにビジネスを運営するからこそ必要だし、ビジネスを効率的に進めることの出来るとても便利なサービスです。
本記事では、郵便物転送サービスの仕組みや選び方、利用時の注意点などを詳しく解説し、最大限に活用するためのコツをご紹介します。
ビジネスを郵便物管理という側面から効率化し、信頼性を高めたい方はぜひ参考にしてください！
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは？
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは、バーチャルオフィスとして利用している住所に届いた郵便物を、希望する別の住所に転送するサービスです。
郵便物転送サービスの基本的な仕組み
郵便物転送サービスの仕組みはシンプルです。まず、バーチャルオフィス提供事業者が、利用者に専用の住所を提供します。
この住所は名刺やウェブサイト、法人登記などに使用できます。（サービスの内容により登記などに利用出来ない住所もあり。）郵便物がその住所に届くと、バーチャルオフィス側が受け取り、利用者に通知を行います。
通知後、利用者の指定した住所へ郵便物が転送されますが、転送は週単位、月単位でのオプションが選べることが多く、中には即日転送をデフォルトやオプションで選択できるバーチャルオフィス提供事業者もあります。
転送頻度はビジネスの種類や状況に合わせて柔軟に決め、対応するプランに加入しましょう。
バーチャルオフィスにおける郵便転送の、具体的なプロセスは以下の通りです。
バーチャルオフィスの住所に郵便物が届きます。
メールやLine、専用アプリなどを通じて、郵便物の到着が通知されます。
利用者は到着した郵便物を指定する住所へ転送するよう指示します。
バーチャルオフィスの提供事業者によって、不要な郵便物を破棄したり、急がない郵便物の転送をスキップするなど様々な対応が可能です。
郵便物が指定した住所へ送られ、利用者の手元に届きます。
この一連の流れによって、利用者は物理的なオフィスを持つ事なくビジネスに必要な郵便物を受け取ることができます。
実際にどんな郵便物が転送されるのか？
バーチャルオフィスに届く郵便物は、そのほとんどが取引先の会社だったり、あなたの会社に営業をする為にDMを送ってくる会社です。
当たり前ですが、個人の要件ではなくビジネス関連となります。
そして、バーチャルオフィスから提供される住所で登記をしている場合は、税務署などの公的機関から更に重要な書類が郵便物として届くことになります。
以下は公的機関からバーチャルオフィスに届く、代表的な郵便物の例です。
- 契約書・請求書：取引先や顧客との契約書や請求書。
- 税務署からの書類：税金やビジネスに関する重要な通知。
- 銀行や金融機関からの書類：ビジネス用口座の明細や融資に関する書類。
- 官公庁からの通知：年金関係や健康保険、法人住民税といった連絡や各種手続きに関する書類。
- 顧客や取引先からの宅配便：商品サンプルや返品商品など宅配物。
なお、バーチャルオフィスの提供会社によっては、大型の荷物や特定サイズ以上のものは受け取り出来ない場合などがあるので、可能な限り事前に確認しておくのが吉ですね。
バーチャルオフィスで郵便物転送を利用するメリット
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを利用すると、多くのメリットを得られます。主なメリットをまとめました。
- 郵便受けを毎日確認する手間を省ける
- 宅配便の受け取りで呼び出されるのを省ける
- 安全に郵便物を受け取ることが出来る
必要な郵便物を纏めて受け取る事が出来るので、郵便物の管理にかかる時間を減らし、その分ビジネスに集中出来るのが大きなメリットになります。
郵便物転送サービスを利用する際の注意点
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは非常に便利ですが、スムーズに活用するためにはいくつかの注意点があります。
これらを事前に理解しておくことで、想定外のトラブルを避け、より効果的にサービスを活用できます。
ここでは、転送にかかる時間や費用、プライバシーに関する問題について詳しく解説します。
転送頻度
郵便物転送サービスを利用する際、まず確認しておきたいのが転送にかかる時間と頻度です。バーチャルオフィスの提供会社、そして契約しているプランによって、郵便物の転送方法やタイミングは異なります。
- 即日転送
郵便物が届いたらすぐに転送するサービスです。ビジネスで急ぎの書類や重要な通知が必要な場合、即日転送が選択肢として有効です。DMMバーチャルオフィスがオプションで毎日転送（1,650円）を提供していたり、ナレッジソサエティも4,400円で同種のオプションがあります。 - 定期転送
週1回や月1回で定期的に郵便物をまとめて転送するのが最もベーシックな郵便転送サービスと言えます。ある程度の郵便物が見込まれるのであれば、週1転送。あまり郵便物は来ない想定なら月1転送で対応します。この方法は、頻繁に郵便物が届かないビジネスや、転送コストを抑えたい場合に適していますが、急ぎの書類をすぐに受け取ることはできないため、その点を考慮した上で選択する必要があります。（郵便到着通知とスポット転送サービスを使えばその場合でも対応は可能です）
転送にかかる時間
郵便物が利用者の手元に届くまでには、バーチャルオフィス提供事業者側の発送頻度迄のリードタイム、配送業者の配送時間が必要です。
週1回の転送でバーチャルオフィスと契約をしているので有れば、最大でも7日間隔で発送は行われます。
しかし、月に1回の転送であればリードタイムはより長くなり、それに伴って到着までに必要な時間は更に長くなるので注意が必要です。
また、転送処理後には配送時間が必要です。
国内であれば、通常1日〜3日程度で到着しますが、地方や遠隔地、または国外へ転送する場合は、さらに時間がかかることがあります。
急ぎの郵便物に対処する場合は、転送処理までのリードタイムを減らす即日転送オプションを使い、速達で配達時間も短縮するのが賢明です。
転送費用の仕組みとそのコスト
次に確認すべきは、郵便物の転送にかかるコストです。
郵便転送サービスとして必要になる料金はバーチャルオフィスの料金プランとして支払う料金とは別に、郵送費用が必要となることがほとんどですが、バーチャルオフィス提供事業者によってはそれ以外にも費用が必要となる場合があります。
- 転送手数料
多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の定期転送は料金プラン内で行なう事が多いので、郵便転送に対して手数料が発生することはありません。しかし、特に料金プランが数百円という格安なバーチャルオフィスの契約では、転送を行なう度に300円や500円といった形で手数料が必要になる場合があります。郵便物の転送頻度が低ければ費用は抑えられますが、転送を行なえば行なうほど費用がかさむ事になるので、注意が必要です。 - 実際の郵送（宅配）料金
ほとんどのバーチャルオフィスの郵便転送サービスにおいて、郵便転送時の郵送料は実費分を支払うか、規定の郵便料金の支払いが別途必要です。転送される郵便物は、サイズや重量によって送料が異なります。封筒一枚程度の軽い郵便物であればコストは抑えられますが、大量の書類やパンフレット、あるいは小包のような重い荷物になると、送料が高くなる可能性があります。事前に送料がどのように計算されるのかを確認しておくことが大切です。 - オプションサービスの追加料金
一部の会社では、郵便物を毎日転送や海外への転送を実現することが出来ます。ただし、これらは通常プラン内のサービスでは無く、オプション扱いになっていることがほとんどです。必要であればオプションに加入します。また、郵便物を店舗に受け取りに行くことが無料で出来るバーチャルオフィス提供事業者もあれば、有料の事業者もあったりと、各社で対応は様々です。細かい所で差がありますので、事前に確認しておくことをお勧めします。
当サイトでもバーチャルオフィス提供会社毎に詳しく調べています、ご活用下さい。
＞＞＞バーチャルオフィス事業者毎のサービス一覧と詳細
転送費用は使用頻度によっても変動します。定期的に多くの郵便物を転送する場合、費用がかさむ可能性があるため、事前にバーチャルオフィスの料金体系や送料について十分確認しておきましょう。
郵便物転送の際に気を付けたいプライバシーの問題
郵便物転送サービスを利用する上で、注意すべきなのはプライバシーの問題です。郵便物には個人情報等を含め、センシティブな機密情報を扱う場合が多いため、以下の点に気をつけておく必要があります。
- 郵便物の開封
一部のバーチャルオフィスでは、郵便物を開封しその内容をスキャンして電子データとして送信するサービスを提供しています。このサービスは、物理的に郵便物を転送する手間を省ける便利なオプションですが、セキュリティ的にはより一層の注意が必要です。郵便物の内容を第三者が開封することに抵抗があったり、データの送信先間違いといった事故が懸念される場合には、該当のオプションを利用しない等の対応が必要です。 - データの管理とセキュリティ
郵便物の内容をスキャンして管理する場合、そのデータの取り扱いや保管方法にも注意が必要です。特に、機密性の高い書類や個人情報が含まれる場合は、バーチャルオフィスがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。暗号化された通信やデータ保管の仕組みが導入されているかが重要なポイントです。 - 住所の安全性
バーチャルオフィスの住所が実際にどのように利用されるかも、プライバシーに関わる問題です。多くのバーチャルオフィス利用事業者が同じ住所を共有する事になるので、その利用住所においては多くの郵便物が集まります。郵便物の誤送や盗難などが発生するリスクが高まるので、信頼できるバーチャルオフィス事業者を選ぶことが重要であり、住所の管理体制や安全性について事前に確認しておくと安心です。
郵便物転送サービスは便利ですが、個人情報や機密書類を取り扱うことが多いため、プライバシーの問題には細心の注意を払いましょう。安全性を重視した事業者を選び、プライバシー保護に努めることが大切です。
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの選び方
バーチャルオフィスにおける郵便転送サービスは、住所貸し出しの次に大切なバーチャルオフィスのコアサービスと言っても過言ではありません。
その為、郵便転送サービスはバーチャルオフィスの料金プランと密接に結びついていることが多く、郵便転送頻度によって料金プランが違うという会社が多いように見受けます。
しかし、転送頻度だけを気にしていれば良い訳でもなくて、さらに細かい話があるため、郵便転送サービスを選ぶ上でいくつかの重要なポイントをお伝えします。
事業のニーズに合った郵便転送サービスを選べば、ビジネスの効率化と低コストを両立する事が出来ます。郵便転送サービスをしっかりと理解して、最適な郵便サービスを選びましょう。
郵便転送サービスを選ぶ際のポイント
郵便転送サービスを選ぶ際に、選択時の切り口として知っておくべきポイントをお伝えします。
バーチャルオフィスとしての郵便転送サービスは、以下の切り口でサービスを確認しビジネスのニーズと合致するかどうか？を確認しておくと良いです。
●郵便転送の頻度は？: 随時、週1回、月1回等
●郵便転送の頻度変更可否: 郵便転送の頻度を適宜調整出来るか？
●郵便転送のスキップ: 急がない郵便物等について転送をスキップして次回転送扱いにする事が出来るか？
●郵便転送1回あたりの費用・手数料: 転送1回あたりの手数料はいくらか？基本に含まれる・それとも都度発生？
●郵便転送時の郵送料の金額:転送時の郵送料は基本料金に含む？それとも実費額負担？
●郵便到着時の通知有無: 郵便が到着した旨通知が行われる？
●郵便到着時の通知方法: メールやLINE、専用アプリ等に通知が行なわれる？
●郵便到着時の通知に写真はある？:郵便到着通知には、郵便物の写真が付与されている？
●到着している郵便物を破棄することは可能？: 到着した郵便物の破棄を指示できるかどうか。（転送量を削減できる）
●郵便物開封サービス有無と料金: 郵便物を開封するサービスはあるか？そしてその料金は？
●開封した郵便物をPDF化するサービス有無と料金:郵便物の中身をスキャンしてPDF化するサービスはあるか？そしてその料金は？
●簡易書留は受け取れる？: 簡易書留は受け取り出来るか？（クレジットカードなどの受け取り等）
●書留や宅配到着時のサイン代: 簡易書留や宅配物受け取り時のサインにかかる代金はいくらか？
●スポット転送（随時転送）の有無: 必要時にスポットで転送できるサービスはあるか？
●スポット転送（随時転送）時の費用・手数料: スポット転送1回あたりの費用・手数料は？
●スポット転送（随時転送）の郵送料: スポット転送実行時の郵送料金は？
●店舗来店による郵便物や宅配物の直接受け取り可否: 店舗への来店による郵送物や宅配物の受け取り可否。
●店舗来店による郵便物や宅配物の直接受け取りの料金: 店舗来店による郵送物や宅配物受け取り時の料金は？
●郵便物のGPS・盗聴器チェック有無と料金:到着した郵便物に対するGPSトラッカーや盗聴器のチェックを行っているか？
●郵便物の海外転送可否: 海外へ郵便転送は可能か？
郵便転送サービスの項目毎にバーチャルオフィス提供事業者各社を比べたい場合は、当サイトのカテゴリ「事業社毎のサービス一覧と詳細」をご確認頂くと、事業者毎に郵便転送サービスを簡単に比較する事が可能です。
郵便物転送サービスを最大限に活用するためのコツ
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを効果的に活用するためには、ちょっとしたコツがあります。
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスにちょっとした工夫を加えることで、無駄なく効率的に郵便物を管理で着るようになります。
ここでは、スケジュール管理や通知サービスの活用法、そして他のバーチャルオフィスサービスとの組み合わせ方について解説します。
スケジュールを上手に管理して無駄なく受け取る方法
郵便物転送サービスを最大限に活用するための第一歩は、スケジュール管理をしっかり行うことです。郵便物の受け取りを無駄なく行うためには、事前に受け取り頻度やタイミングを計画し、必要に応じて調整することが重要です。以下のポイントを押さえましょう。
- 定期的な転送スケジュールを設定する
郵便物転送サービスはほとんどの場合、即日転送や週1回、月1回のような定期転送を指定できるオプションや、プランそのもので転送頻度が決まっています。あなたのビジネスの性質に合わせて、定期的な郵便物転送スケジュールを設定することで、受け取る頻度を調整し、無駄なコスト（転送手数料や料金プラン）や時間を節約できます。特に、頻繁に郵便物が届かない場合は、月1回の転送で十分な場合もあります。 - 必要に応じて緊急転送を依頼する
仮に月に1回転送で日頃のバーチャルオフィスのコストを抑えている場合等、急ぎの郵便物や重要な書類が届いた場合には、通常のスケジュールとは別に即日転送やスポット転送で転送を依頼すれば事足りる事が多くあります。即日転送オプションや、指定した重要な郵便物のみスポット転送する方法を活用することで、コストを抑えつつビジネスに支障をきたさずに郵便対応ができます。 - スケジュールを柔軟に見直す
事業の状況や郵便物の量に応じて、スケジュールを柔軟に変更することも重要です。例えば、繁忙期には転送頻度を増やし、オフシーズンには転送を減らすなど、状況に応じて調整することで、効率的な郵便物管理が可能になります。
スケジュール管理をうまく行うことで、無駄なコストを抑え、必要なタイミングで必要な郵便物を確実に受け取ることができます。
ここまで確認
簡単に確認できる郵便物受け取り通知サービスの活用法
郵便物がバーチャルオフィスに届いた際にすぐ確認できる郵便物受け取り通知サービスは、郵便物転送サービスをさらに便利にするための強力なツールです。このサービスをうまく活用することで、迅速な対応が可能になります。活用法のポイントを見ていきましょう。
- 郵便物の到着を即座に確認
郵便物がバーチャルオフィスに届くと、メールやＬＩＮＥ、アプリなどでその旨が通知されるサービスが一般的です。この通知を見逃さないように設定し、すぐに確認できるようにすることで、必要な郵便物の到着をリアルタイムで把握できます。通知を確認する際は、フィルタ機能やラベル機能を活用し、重要な通知を見逃さないように工夫しましょう。 - 転送手配を迅速に行う
受け取り通知が届いたら、内容に応じて迅速に転送手配を行いましょう。特に、重要な書類や緊急性のある郵便物が届いた場合は、即時転送や速達オプションを選択することで、ビジネスに遅れが生じることを防げます。転送依頼はスマートフォンやタブレットからでも簡単に行えるので、外出先でも対応可能です。 - スキャンサービスとの連携
一部のバーチャルオフィスでは、郵便物をスキャンしてPDF形式で送信してくれるサービスも提供されています。これにより、郵便物を物理的に転送する前に内容を確認できるため、すぐに対応が必要なものとそうでないものを見分けることができます。必要な郵便物だけを転送し、他の書類はスキャンで確認することで、コストの削減も可能です。
メール通知サービスを活用すれば、郵便物の管理が一層スムーズになり、重要な郵便物を見逃すことなく確実に対応できるようになります。
転送サービスと合わせて利用したい他のバーチャルオフィスサービス
郵便物転送サービスに加え、バーチャルオフィスが提供する他のサービスを活用することで、ビジネスをより効率的に運営することができます。以下に、転送サービスと併せて利用したい代表的なバーチャルオフィスサービスを紹介します。
- 電話転送・応対サービス
バーチャルオフィスの多くは、電話転送・応対サービスも提供しています。このサービスを利用することで、専用のビジネス電話番号を持つ事が可能になります。顧客や取引先からの電話を指定の電話番号に転送したり、プロのオペレーターに対応してもらうことが出来ます。バーチャルオフィスに電話の機能を付与することで、事業運営がさらにスムーズになります。 - 会議室のレンタル
一部のバーチャルオフィスでは、必要に応じて会議室やミーティングスペースのレンタルサービスを提供しています。クライアントとの重要な商談や打ち合わせが必要な際に、ミーティングスペースを利用できるのは大きなメリットです。バーチャルな郵便物転送だけでなく、物理的なスペースの活用も可能となり、ビジネスの信頼性を高めることができます。
これらのサービスを組み合わせて活用することで、郵便物管理だけでなく、ビジネス全体の運営をより効率的に進めることが可能です。
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスに関するよくある質問
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスについて、よくある質問に対してわかりやすくお答えします。
利用前に疑問を解消し、安心してサービスを活用しましょう。
郵便物転送にどれくらいの時間がかかる？
郵便物がバーチャルオフィスから指定の住所へ転送されるまでの時間は、いくつかの要因によって異なります。
- 即日転送の場合
即日転送が出来るバーチャルオフィスであれば、郵便物がバーチャルオフィスに届けば速やかに発送され、翌日〜数日以内に受け取ることができます。ただし、配送地域や郵便物の内容によって、時間が多少前後することもあります。 - 定期転送の場合
定期転送のオプションを選択している場合、週1回や月1回など、決められたスケジュールに沿って郵便物がまとめて転送されます。この場合、転送タイミングによって郵便物が届くまでに時間がかかることがあります。転送頻度や配送方法は変更できることが多いので、ビジネスのニーズに合ったオプションを選ぶと良いでしょう。 - 速達や書留のオプション
重要な郵便物を早く受け取りたい場合、速達や書留などのオプションを選択すると、通常よりも早く、かつ安全に転送されます。これらのオプションはコストが追加されますが、重要な書類や緊急時には有効です。
受け取れない郵便物や荷物はあるの？
バーチャルオフィスでは、受け取れる郵便物や荷物に制限がある場合があります。以下は、一般的に受け取れない場合が多い郵便物や荷物の例です。
- 大型の荷物や重量物
バーチャルオフィスによっては、大型の荷物や一定の重量を超えるものは受け取れないことがあります。通常の郵便物や書類であれば問題ありませんが、箱詰めされた大きな荷物や重たいパッケージは受け取り対象外となることが多いため、事前に確認が必要です。 - 危険物や違法なもの
危険物、違法物、または保管にリスクのあるものは、バーチャルオフィスで受け取ることができません。これは、法的な規制に基づいているため、事業に関係する荷物であっても、特定の物品については制限がかかります。 - 特定の配送業者を利用した荷物
バーチャルオフィスの運営会社によっては、特定の配送業者を利用した荷物（例：大型宅配便やクーリエサービス）が受け取れないこともあります。通常の郵便局や宅配便を使用した場合は問題なく受け取れることが多いですが、事前にバーチャルオフィスが対応している配送業者を確認しておくと安心です。
事前に、どのような郵便物や荷物が受け取り対象となっているかを確認しておくことで、トラブルを避けることができます。
郵便物の転送先はいつでも変更できますか？
ほとんどのバーチャルオフィスサービスでは、転送先の変更は可能です。オンラインで簡単に変更手続きを行える場合が多いですが、手続きに時間がかかることや追加料金が発生することもあります。
まとめ
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは、物理的なオフィスを持たずにビジネスを運営する際に非常に便利なツールです。
事業に必要な郵便物を指定の場所で効率的に受け取ることができるので、手間も削減出来て一石二鳥です。
しかし、郵便物転送サービスを利用する際には、転送にかかる時間や費用、プライバシー保護に関する注意点を把握しておく必要があります。
特に、転送頻度や送料の仕組みを理解し、無駄なコストがかからないようにすることが重要です。
郵便物転送サービスを効果的に活用すれば、ビジネスの効率化と信頼性向上に繋がります。