バーチャルオフィスとは？メリデメや活用事例で分かりやすく解説

バーチャルオフィスって聞く事はあるけど、一体何なのか？どんな事が出来るのかって意外ときちんと知っている人は少なかったりします。

そこで、本記事では

バーチャルオフィスとは一体何なのか？
個人でも使えるのか？
どんな使い方が出来るのか？
どんなメリットとデメリットがあるのか？

について、掘り下げて解説します。

自宅の住所をウェブサイトや名刺に載せたくない、と悩んでいる人だけで無く、都内に複数箇所に会議室などの拠点を持ちたいとか、全国に拠点を気軽に持ちたいと思っていた方など、思いがけない使い方も見つかります。

是非最後までご覧ください。

バーチャルオフィスとは一体何なのか？

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを借りる事無く、住所や電話番号などのオフィス機能を仮想的に利用できるサービスです。

代表的なサービスは以下の通りです。

また、これらに加えて貸し会議室を借りる事が出来たり、ちょっとしたワークスペースも借りられたりと、各社サービスに違いがあります。

ビジネスを始めるとホームページや名刺など、住所を開示し無ければならない局面がありますが、そういったときに自宅の住所を使うことなく、バーチャルオフィスの住所を開示することが出来ます。

また、提供されるのは住所だけではありません。

オフィスとして機能させるわけですから、郵便物の受け取りや専用電話の開設して転送してもらう事も出来ますし、なんなら秘書サービスによって電話応対してもらうことだってできます。

こうした付帯サービスによって、企業や個人がオフィスを持たなくても実体のあるオフィスを持っているかのように、ビジネスを行うために必要な住所の他に電話番号（転送や秘書サービス）、郵便受け取りサービス、会議室などが提供されます。（バーチャルオフィスの提供会社によりサービスの内容には差があります）

しかも、住所の貸し出しだけであれば料金は最安で月200円台～と、特に余計なコストをかけたくないスタートアップや小規模ビジネス、フリーランスの方々にとっては非常に有用なサービスです。

＞＞＞バーチャルオフィスにはどんなサービスがある？住所に電話番号、郵便物の転送も？

バーチャルオフィスで得られるものは何？

バーチャルオフィスによって得られるものと言えば、まず上げられるのが住所です。

多くの場合、対象エリアのそれなりの名が通った地名の住所で、人前に出しても恥ずかしくない住所になっていることが多く、一等地のビルである事を謳い文句にしているサービスもあります。

バーチャルオフィスを使用する事で得られるものは数多くありますので、以下に一覧化します。

バーチャルオフィスの住所は法人登記も可能

バーチャルオフィスを契約することで得られる住所は”法人登記”をすることも可能です（一部法人登記が不可のサービスも有）。

法人登記をする際に会社住所として自宅の住所を記載すると、法人の登記簿謄本に会社の住所として自宅の住所が掲載され、誰で見ることが出来る状態になってしまいます。（後述しますが、電話番号も同様です）

法人を運営している著者の経験上、こうした誰でも見ることの出来る情報をベースにして営業活動を行なう会社は普通に存在しているので、どこかの会社の営業の連絡が自宅にバンバン届くことになります。

こうしたことを避けるため、法人を設立する際にオフィスとして物理的な場所を借り無いのであれば、バーチャルオフィスを使って法人登記をするという方法を採ると安全かつ安心して企業することが出来ます。

バーチャルオフィスとシェアオフィスの違いは何

バーチャルオフィスとよくごっちゃになるのがシェアオフィスです。

バーチャルオフィスとシェアオフィスは明確に異なっていますので、その違いをここで説明しておきましょう。

最も大きく異なるのが目的です。

バーチャルオフィスはその場所で実際にワークをすることは想定されておらず、あくまでも住所を貸し出すのが目的す。実際にワークは自宅なり好きな所で行ないます。

一方でシェアオフィスはオフィススペースを複数人で共有し、そこでワークをすることになります。

バーチャルオフィスの活用方法

バーチャルオフィスは”住所を借りる”のが主な目的で使用しますが、住所を借りる事に付帯して様々なサービスを展開しています。

それらのサービスをうまく利用すれば、様々な用途に活用することが出来ます。

バーチャルオフィスだからといって一様に怪しまれる訳ではなく、きちんとビジネスとして実態があることが分かれば、銀行の口座開設も可能です。

つまり、単純に住所を借りるだけのものではなくて、実際に固定電話の受発信をしたり、会議室やワークスペースとして活用することが出来る、まさに”仮想オフィス”の環境を作れる大変優れたサービスです。

バーチャルオフィスの活用事例

バーチャルオフィスを上手く活用している事例をいくつかご紹介します。

起業準備でバーチャルオフィスを活用する

個人事業主が法人化をするためにレンタルオフィスを使うことで、法人化への対応がかなり楽になります。

バーチャルオフィスを提供している会社の中には、起業時のサポートを積極的に行なっているところがあります。

。

会社設立に伴う書類作成などのサポートや銀行口座の開設サポートなどです。特にレゾナンスで会社設立すると、必要な収入印紙代4万円が0円になるなど、1円でもコストを抑えたい起業家にはメリットがあります。

登記は自宅だが、ウェブサイトや名刺上でバーチャルオフィスの住所を活用する

これは私の会社の事例ですが、私の会社の住所は自宅です。

しかし、ビジネスを大きくして行くにあたりウェブサイトや名刺で自宅住所を開示し続けるのは流石に不安です。

そこで、バーチャルオフィスで得られた住所を活用して、登記の住所自体は変更すること無く、ウェブサイトや名刺の住所を変更しました。

登記先を変更すると最寄りの税務署なども変わるので、ちょっと都合が悪いよな・・と思っていましたが、バーチャルオフィスを使うことで、全てが解決しました。

法的にも問題は無いので、私と同じようにお困りの方は是非この方法をお試し下さい。

ECサイトの特定商取引法の記載のための住所として活用する

これも過去私が行なっていた事例で、ECサイトで開示が必要になる特定商取引法に基づく表記。

特に、個人でECサイトを運営されている方は、名前はどうしようも無いとしても、住所と電話番号は日常生活とは関係の無いものを記載したいという想いは強いのでは無いかと思います。

私はまさにそう思っていましたので、バーチャルオフィスで得られた住所を使って特定商取引法に基づく表記を作成しました。

ちなみに、電話についてはIP電話のアプリをスマホにインストールし、月200円くらいで050番号を使えるようにしてそれを使っていましたね。

都内で営業活動をする拠点として使用する

都内で営業活動をするとき、商談や打ち合わせをするスペースがなく喫茶店などで行なっているのを見かけます。

周りの話し声で集中出来なかったり、PCの画面を相手に見せにくいなど、商談や打ち合わせのゴールを目指すには様々な弊害のある環境です。

都内に複数拠点展開するバーチャルオフィスの会社であれば、必要な時に必要な場所で会議室を借りる事ができ、ビジネスをスムーズに進めることが出来ます。

会社によってはワークスペースも提供されていたりするので、打ち合わせの合間によってメールチェックをしたりちょっとした資料を作ったり。

都内の様々な所に自分のサテライトオフィスがあると考えると、非常に心強いですよね。

そして、こうした使い方は事業主や法人経営者で無くても、東京都内を飛び回るサラリーマンにもかなりの恩恵があるはずです。

全国で営業活動をする拠点として使用する

全国展開しているバーチャルオフィス会社で有れば、全国で会議室やワークスペースを使えるサテライト拠点を作る事が出来ます。

自ら営業拠点を構築するのとは桁違いの価格で、全国にサテライトの拠点を持てるので、その利便性とコストパフォーマンスには圧倒されるはずです。

全国を飛び回って忙しいサラリーマンの方が、効率的に仕事をして成果を出す為に、最適な環境を作れるはずです。

バーチャルオフィスの利用に向かない業種

各種許認可においてもバーチャルオフィスの住所や連絡先で問題ありませんが、一部行政機関への許認可や届け出が必要な倍にはバーチャルオフィスの住所や連絡先では登録出来ません。

バーチャルオフィスの住所で登録出来ない業種は

• 士業（税理士・司法書士・弁護士など）
• 人材派遣業
• 職業紹介業
• 古物商
• 不動産業
• 探偵業
• 廃棄物処理業
• 建設業
• 風俗営業
• 金融商品取引業者
• 出会い系サイト事業

といった業種です。

起業しようとしている業種がバーチャルオフィスで登録出来るかどうかの詳細は、監督官庁や行政の担当者に一度確認をしてみることをオススメします。

バーチャルオフィスの主なサービス

バーチャルオフィスには住所を提供するだけで無く、オフィスとして機能させることが出来るように各種の付帯サービスがあります。

バーチャルオフィスの会社によっても提供している付帯サービスは異なります。

この記事ではバーチャルオフィスとは？と言うところがメインなので、バーチャルオフィスの代表的なサービスについてサクッと分かりやすく説明します。

住所の貸し出し

ウェブサイトや名刺、パンフレットなどに記載出来る住所を貸し出してくれるサービスです。

ビジネスをする為の住所はバーチャルオフィスで貸し出された住所を使えば、自宅の住所を使わずに済む為、日常生活とビジネスとを完全に分離することが出来ます。

多くのバーチャルオフィスの会社では貸し出された住所は登記にも使用出来ますが、会社や一部プランでは登記には使用出来ないといったものも有ります。

＞＞＞バーチャルオフィスの住所貸し出しサービスについてもっと詳しく

私書箱（郵送物受付）

住所があればそこに郵便・郵送物が届く可能性が出てきます。

そのため、バーチャルオフィスでは私書箱があり、郵便・宅配物などを受け取ってくれます。

現金書留などは対応出来ませんが、通常の書留であればサインをして受け取って頂けます。

バーチャルオフィスに届いた郵送物・宅配物などは直接バーチャルオフィスの住所に行って受け取りをする事も出来る会社もあります。

＞＞＞私書箱（郵送物受付）サービスについてもっと詳しく

郵送物転送

私書箱サービスによって受け取った郵便物や宅配物は、指定した住所に転送してもらうことが出来ます。

バーチャルオフィスのサービスを提供している各社のプランによって、

・転送無し
・月1転送
・週1転送・・・等

頻度が異なります。

転送頻度によって価格も変わるので、どのくらいの郵便物が届くのか？というのは悩ましいかもしれません。

尚、郵便物が届いたらその写真と共に通知してくれたり、スポット転送なども出来たりするので、そういったサービスを組み合わせてどのように対応するか？を決めておくと良いですね。

電話番号の貸し出し

バーチャルですが、オフィスとして機能させるなら、オフィスとなる場所には電話があってしかるべきですよね。

なので、バーチャルオフィスのサービスには専用電話番号の貸し出しもあります。

東京都内に存在するバーチャルオフィスなら、03から始まる市外局番の番号を得る事が出来ます。

電話転送

専用電話番号あてに電話がかかってきたとき、指定した番号に電話を転送するサービスです。

代表の他に従業員がいない場合は、代表のスマホに転送する、というような対応が出来ます。

電話応対受付（秘書サービス）

専用電話番号あてに電話がかかってきたとき、オペレータによって電話の応対を行ない、取り次ぐ秘書サービスです。

電話が転送されてきても対応出来ない場合などは、予め秘書サービスを含むプランにてバーチャルオフィスの契約をしておくと良いですね。

＞＞＞バーチャルオフィスにはどんなサービスがある？住所に電話番号、郵便物の転送も？

バーチャルオフィスを使うことのメリット

特に起業前後の法人や個人、ビジネスを行なっている個人事業主であればバーチャルオフィスのサービスによってかなり大きなメリットを得られます。

具体的にバーチャルオフィスを使うことの特徴的なメリットは、以下4つです。

一つずつ説明します。

プライバシーの保護

バーチャルオフィスを使う最も大きな目的のひとつが、ビジネス用の住所を借りる事が出来る事です。

ビジネス用の住所が使えることにより、自宅住所を使わずにすみますし、付帯する電話番号もビジネス専用のものを使うことが出来ます。

結果として、プライバシーを保護することが出来るという大きなメリットを得られます。

コストを抑えられる

物理的にオフィスを作るとなると、賃貸契約時の敷金礼金、場合によっては保証金が必要で、そこにネット回線を引いたり電話の引き込みなど、初期投資として諸々とお金が必要になります。

しかし、バーチャルオフィスサービスを使うことで、初期投資や月額のコストを抑えつつ、安価にオフィスとしての機能を持つことが出来ます。

一定のビジネスファシリティを月額数百円という安価な金額で使えるようになるというのは、起業直後の法人やこれから起業するという準備を行なっている事業主さんにとって、非常に魅力的なメリットだと言えます。

一等地の住所を格安で利用出来る

多くのバーチャルオフィスのサービス会社は、該当エリアの中でも名の通った一等地の住所を提供している事が多くあります。

実際に誰もが知っているような場所でオフィススペースを借りるとなると、かなりの初期投資が必要ですし、毎月の家賃も相当なものになりますが、そういった地名を格安で利用することが出来るのは大きなメリットです。

誰もが知っているような地名の住所は、ウェブサイトを見られたお客様や名刺を渡した相手にとってはちょっとした安心感に繋がります。

各所のビジネスファシリティの効率利用

バーチャルオフィスのサービスはプライバシーを保護しつつも、電話や郵便物の受け取りや貸し会議室といった、オフィスとしてのファシリティを使うことが出来るようになります。

安い所だと月に千円ちょっとで都内各所に散らばる拠点の会議室を気軽に使う事が出来るようになりますし、日本全国に展開している会社だと、全国にサテライト拠点を持つことが出来るようになります。

個人的にはこの使い方が、バーチャルオフィスの最強の使い方なのでは無いかと思うくらいに、コストパフォーマンスが高いです。

住所が使えるようになるまでの期間が短い

一般的に物理的にオフィスを借りるとなると、様々な物件を内見して回って契約し、引き渡しまで最短でも数週間、長ければ数ヶ月が必要になります。

しかし、バーチャルオフィスは手続きさえ進めば最短で即日※で使用出来るので、かなりスピーディーに事業の準備を進めることが出来ます。

※バーチャルオフィスの各会社や申込が個人なのか法人なのかで審査日数が異なります

バーチャルオフィスのデメリット

それではバーチャルオフィスを使用する事のデメリットはどのようなものがあるのでしょうか？

デメリットとして上がるのは主に以下の4つです。

一つずつ解説します。

同じ住所を使っている起業や個人が存在する

バーチャルオフィスである以上、バーチャルオフィスのサービス会社が提供する住所は複数の事業者や個人事業主などが使用しています。

住所をネットで検索すると、同一の住所を使用している企業や個人事業主がヒットしたり、バーチャルオフィスサービスの会社そのものがヒットする場合もあります。

そこまでする人はあまり多くはありませんが、ネットで検索されることで、バーチャルオフィスやシェアオフィスに入居しているという事が分かってしまう場合があります。

賃貸のオフィスより信用面に劣る場合がある

バーチャルオフィスは賃貸するオフィスに比べて効率的に利用出来る反面、資金面に不安があるのではないか？とか、ペーパーカンパニーなのではないか？といった印象を抱かせてしまうことがあります。

特に初めて取引をする相手の場合は、ちょっとした事が信用面に影響したりするものです。

ウェブサイトにおける実績の提示や作り込み、事前のコミュニケーションを欠かさないようにして効率的な経営をしてるんだな、と言うのが分かるようにしておくと良いですね。

作業スペースは別途用意する必要がある

バーチャルオフィスは、仮想的に住所や私書箱、電話などのオフィス環境を作ることが出来ますが、一方で物理的なワークスペースなどは提供されません。

作業するスペースは自宅やカフェを使って自ら確保する必要があります。

また、ECショップなどを運営する場合、販売予定分の在庫を保管しておくスペースも必要です。

バーチャルオフィスの提供会社が廃業する可能性

バーチャルオフィスの提供会社が廃業する場合、使用している住所が使えなくなる可能性が非常に高いです。

別のバーチャルオフィスの会社に買収された場合などは、使用している住所を引き続いて使用出来ることもあるでしょうが、廃業してしまった場合はバーチャルオフィスのサービス会社を移らねばなりません。

その場合は、必然的に使用している住所も変わります。

契約時には安い価格というだけでなく、長くバーチャルオフィスのサービスを運営していて信頼出来る会社のサービスを使う事も考えて契約すると良いですね。

バーチャルオフィスの価格について

バーチャルオフィスの価格について全体の相場観が分かるようにお伝えします。

バーチャルオフィスの価格は格安のサービスだと、住所の貸し出しだけで月額200円台からありますが、郵送物を週1回転送したり、電話秘書サービスを付帯することで価格は上昇します。

また、バーチャルオフィスとして提供される住所そのものがまさに一等地のビルだったり、都内複数拠点の貸し会議室が何処でも使用出来たり、日本全国の貸し会議室が使用出来る・・といったサービスを展開している会社もあり、価格帯は様々です。

ただ、それだと相場観も何も分からないと思いますので、一般的に利用しやすい価格帯の会社を例にして価格を分類しました。

ざっくりとバーチャルオフィスの価格の相場観を把握する為という前提でご確認ください。

住所貸し出し+郵送物転送
価格帯：1,000円～2,000円

住所貸し出し＋郵送物転送＋電話転送
価格帯：3,000円～5,000円

住所貸し出し＋郵送物転送＋電話秘書サービス
価格帯：5,000円～7,000円

郵便物の転送も月1回なのか週1回なのかで、価格は異なってきます。

例えば、かなりの低価格で細かいサービスの行き届いているレゾナンス（当サイトのおすすめバーチャルオフィス）は、住所の登記はもちろん、月額980円で月1回の郵便転送まで出来るという驚きの価格だったりします。

＞＞＞【レゾナンス】バーチャルオフィスの評判と口コミは？最低料金はいくら？

バーチャルといえども、あなたのビジネスの拠点となる場所です。

是非、細かいサービスの違いなどもしっかりと吟味して、あなたにぴったりのバーチャルオフィスのサービスを探してくださいね。

まとめ

バーチャルオフィスとは一体何か？というテーマでお送りしました本記事、しっかりとバーチャルオフィスとは何かをご理解頂けたものと思います。

物理的にオフィスを準備するのとは異なり、効率的かつ低価格でビジネスの拠点を作ることが出来ますが、とはいえ毎月一定の費用を支払い続けなければなりません。

無駄の無い様に、本記事をあなたのビジネスの特性にピッタリと合うバーチャルオフィスを見つける為の礎としてください。

＞＞＞東京のバーチャルオフィスのおすすめ10選！全30社を徹底比較！